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1. Introduzione: cos'è la segnalazione e perché è importante?

La nostra azienda si impegna per garantire trasparenza e un elevato livello di etica aziendale.
Il nostro servizio di segnalazione offre la possibilità di allertare l'azienda su sospette irregolarità con la massima discrezione. Ѐ un importante strumento di riduzione dei rischi e contribuisce ad aumentare la fiducia nelle nostre operazioni consentendo di riconoscere e agire contro eventuali irregolarità fin dall'inizio.
La segnalazione può essere effettuata da una persona in modo anonimo o non anonimo.

2. Quando effettuare una segnalazione?

Il servizio di segnalazione può essere utilizzato per informarci di seri rischi che interessano individui, la nostra azienda, la società o l'ambiente.
L'elaborazione interessa esclusivamente i dati relativi a gravi comportamenti inappropriati, quali:

  • irregolarità riguardanti la tenuta della contabilità, i controlli contabili interni, la revisione contabile, la lotta contro la corruzione, la criminalità bancaria e finanziaria
  • altre gravi irregolarità riguardanti gli interessi vitali dell'azienda o del Gruppo oppure la vita o la salute di singole persone, come ad esempio gravi reati ambientali, importanti carenze in materia di sicurezza sul luogo di lavoro e gravissime forme di discriminazione o molestie.

Per questioni legate all'insoddisfazione sul luogo di lavoro o problemi correlati, i dipendenti (e qualsiasi altra parte interessata) dovranno contattare il proprio supervisore o responsabile poiché queste questioni non possono essere indagate nell'ambito della segnalazione.
La persona che effettua la segnalazione non deve necessariamente avere prove che comprovino i suoi sospetti. Tuttavia, la segnalazione deliberata di informazioni false o in malafede è proibita. L'abuso del servizio di segnalazione costituisce una seria violazione disciplinare.

3. Come effettuare una segnalazione?

Esistono modi diversi per effettuare una segnalazione:

  • Alternativa 1 Contattare un supervisore o un responsabile all'interno dell'organizzazione o l’ufficio Hr.
  • Alternativa 2 Inviare un messaggio anonimo attraverso il canale di comunicazione delle segnalazioni: https://report.whistleb.com/rexel
  • Alternativa 3 contattare l’ufficio Compliance del Gruppo Rexel all’indirizzo compliance@rexel.com

Incoraggiamo chiunque effetti una segnalazione a rivelare la propria identità. Tutti i messaggi ricevuti saranno gestiti in maniera riservata.

Per chi desidera mantenere l'anonimato, offriamo un canale per la segnalazione anonima. Il canale di segnalazione che consente di inviare messaggi in modo anonimo è gestito da WhistleB, un fornitore di servizi esterno. Tutti i messaggi sono crittografati. Per garantire l'anonimato della persona che invia un messaggio, WhistleB elimina tutti i metadati, inclusi gli indirizzi IP. La persona che invia il messaggio resta anonima anche nelle comunicazioni successive con i destinatari responsabili della segnalazione.

4. Il processo di indagine


IL TEAM DI SEGNALAZIONE
L'accesso ai messaggi ricevuti attraverso il canale di comunicazione è limitato a specifici soggetti designati, aventi l'autorità di gestire i casi di segnalazione. Le loro azioni sono registrate e gestite in modo riservato. Ove necessario, nel processo di indagine è possibile avvalersi di soggetti che possono contribuire con le loro competenze. Queste persone possono accedere a dati pertinenti e sono tenute a preservarne la riservatezza.
Se una persona effettua una segnalazione direttamente con a supervisore, un responsabile o contattando personalmente il team dedicato, il messaggio sarà inserito nel canale di comunicazione delle segnalazioni e trattato in base alle presenti linee guida.

RICEZIONE DI UN MESSAGGIO
Al ricevimento di un messaggio, il team dedicato decide se accettare o rifiutare il messaggio.
Se il messaggio è accettato, si adottano misure appropriate per avviare l'indagine. (Vedere la sezione Indagine).
Il team di segnalazione potrà rifiutare di accettare un messaggio se:

  • la presunta condotta non è segnalabile in base alle presenti Linee guida per la segnalazione.
  • il messaggio non è stato effettuato in buona fede o è calunnioso
  • non vi sono informazioni sufficienti per consentire ulteriori indagini
  • l'oggetto del messaggio è già stato risolto

Se un messaggio include questioni che non rientrano nell'ambito di applicazione delle presenti Linee guida per la segnalazione, il team dedicato adotterà misure appropriate per risolvere la questione.
Il team dedicato invierà un riscontro entro 6 mesi a partire dalla data di ricezione della segnalazione.
Non includere informazioni personali sensibili su alcuna persona menzionata nel messaggio, qualora ciò non sia necessario ai fini della segnalazione.

INDAGINE
Tutti i messaggi vengono trattati con serietà e in conformità alle presenti Linee guida per la segnalazione.

  • Nessun membro del team di segnalazione, o chiunque prenda parte al processo di indagine, tenterà di identificare il segnalante.
  • Il team dedicato potrà, ove necessario, inviare domande di approfondimento attraverso il canale di comunicazione anonima.
  • Nessuno che possa essere coinvolto o collegato al sospetto potrà indagare il messaggio.
  • Il team dedicato decide se e come un messaggio di segnalazione debba essere oggetto di ulteriori sviluppi e approfondimenti.
  • I messaggi di segnalazione vengono gestiti in modo riservato dalle parti coinvolte.


PROTEZIONE DEL SEGNALANTE IN CASO DI SEGNALAZIONE NON ANONIMA
Una persona che esprima un sospetto o un timore in buona fede in base alle presenti linee guida, non rischierà di perdere il lavoro o di essere soggetta a sanzioni o svantaggi personali conseguenti. Non importa se il segnalante è in errore, a condizione che agisca in buona fede.
Tenuto conto della privacy dei soggetti oggetto delle accuse, e di eventuali altre questioni di riservatezza, un segnalante non anonimo sarà informato dei risultati dell'indagine sulle accuse.
Nei casi di presunti illeciti penali, il segnalante sarà informato che la sua identità potrebbe essere rivelata durante i procedimenti giudiziari.

PROTEZIONE DI UNA PERSONA INDICATA IN UN MESSAGGIO DI SEGNALAZIONE E NOTIFICA A QUEST'ULTIMA
I diritti dei soggetti che inviano il messaggio oppure che sono specificati in un messaggio di segnalazione sono regolati dalle leggi sulla protezione dei dati applicabili. I soggetti interessati avranno diritto ad accedere ai dati che li riguardano e, qualora le informazioni siano errate, incomplete od obsolete, a richiederne la rettifica o la cancellazione.
Tali diritti sono soggetti a eventuali misure di tutela primarie, necessarie per prevenire la distruzione di prove o altri ostacoli alla lavorazione e alle indagini sul caso.

CANCELLAZIONE DEI DATI
I dati personali inclusi nei messaggi di segnalazione e nella documentazione delle indagini vengono cancellati al completamento dell'indagine, fatta eccezione per i casi in cui sia necessario conservare i dati personali nel rispetto delle leggi applicabili. La cancellazione definitiva avviene 30 giorni dopo il completamento dell'indagine. La documentazione relativa alle indagini e i messaggi del segnalante archiviati devono essere anonimizzati nel rispetto del GDPR e non devono includere dati personali attraverso i quali sia possibile identificare direttamente o indirettamente determinati soggetti.

5. Basi giuridiche delle Linee guida per la segnalazione

La presente politica si basa sul Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati dell'Unione europea e sulla normativa nazionale in materia di segnalazione di condotte illecite.

6. Trasferimento dei dati personali al di fuori del SEE

Tutti i dati sono archiviati all'interno dell'UE. Sussiste un divieto generale di trasferimento dei dati personali al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE) a meno che non si adottino specifici meccanismi di protezione dei dati. La normativa di riferimento è il regolamento europeo sulla protezione dei dati personali 2016/679 (GDPR).